E-mail is een van de meest gebruikte communicatiemiddelen in de zakelijke wereld. Het is belangrijk om je e-mails op een professionele manier af te sluiten, vooral als je in het Engels communiceert.
De juiste afsluiting kan de toon van je bericht bepalen en laten zien dat je beleefd en attent bent. Hier zijn enkele tips voor het afsluiten van een e-mail in het Engels.
Gebruik een passende afsluiting
De meest gebruikte afsluitingen voor formele e-mails zijn:
- Regards
- Sincerely
- Best regards
- Thank you
- Best
Voor minder formele e-mails kun je de volgende afsluitingen gebruiken:
- Cheers
- Thanks
- Take care
- All the best
Vermijd te informele afsluitingen zoals "Love", "xoxo" of helemaal geen afsluiting in zakelijke e-mails.
Wees consistent met je begroeting
Zorg ervoor dat je afsluiting overeenkomt met de toon van je begroeting.
Als je e-mail begint met "Dear Mr. Johnson", gebruik dan een formele afsluiting zoals "Sincerely" of "Best regards".
Als je e-mail begint met "Hi Tom", kun je een minder formele afsluiting gebruiken zoals "Cheers" of "Thanks".
Voeg je naam en contactgegevens toe
Voeg na je afsluiting altijd je naam toe, zelfs als je een handtekening hebt ingesteld.
Als je geen handtekening gebruikt, voeg dan ook je contactgegevens toe, zoals je telefoonnummer en sociale media handles, zodat de ontvanger je via een ander kanaal kan bereiken indien nodig.
Gebruik een professionele handtekening
Een e-mailhandtekening is een gepersonaliseerd blok met inhoud dat je automatisch aan elke e-mail kunt toevoegen.
Een professionele handtekening bevat meestal je volledige naam, functietitel, telefoonnummer, LinkedIn-profiel en kantooradres.
Optioneel kun je ook een inspirerend citaat of een foto van jezelf toevoegen.
Bedank de ontvanger
Als je reageert op een verzoek of vraag van een klant, begin dan met een bedankzin. Bijvoorbeeld: "Thank you for contacting ABC Company" of "Thank you for your prompt reply".
Door de lezer te bedanken, stel je hem of haar op hun gemak en kom je beleefder over.
Vermeld het doel van je e-mail
Als je zelf een e-mailconversatie start, vermeld dan duidelijk het doel van je bericht aan het begin. Bijvoorbeeld: "I am writing to inquire about..." of "I am writing in reference to...".
Zorg ervoor dat je doel vroeg in de e-mail duidelijk is en ga dan verder met de hoofdtekst van je bericht.
Voeg een laatste opmerking toe
Voordat je je e-mail afsluit, is het beleefd om de lezer nogmaals te bedanken en enkele beleefde afsluitende opmerkingen toe te voegen.
Je kunt beginnen met "Thank you for your patience and cooperation" of "Thank you for your consideration". Voeg vervolgens toe: "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know" en "I look forward to hearing from you".
Controleer op spelfouten
Voordat je op de verzendknop drukt, controleer je e-mail nog een laatste keer op spelfouten om er zeker van te zijn dat hij perfect is.
Een e-mail met spelfouten of grammaticale fouten kan onprofessioneel overkomen.
Wees voorzichtig met humor
Humor kan in zakelijke e-mails snel verkeerd worden opgevat, vooral als je communiceert met collega's of klanten uit een andere cultuur.
Wat voor jou grappig is, kan voor de ander beledigend zijn. Gebruik humor alleen als je de ontvanger goed kent.
Gebruik eenvoudige lettertypen
Gebruik de standaardlettertypen en -groottes van je e-mailprogramma. Het gebruik van meerdere lettertypen en -kleuren kan je e-mail moeilijk leesbaar maken en wordt door serieuze professionals meestal vermeden.
Voorbeelden van e-mailafsluitingen
Hier zijn enkele voorbeelden van veelgebruikte e-mailafsluitingen in verschillende situaties:
Formele afsluiting
Dear Mr. Johnson,
[E-mail body]
Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely, John Smith Marketing Manager ABC Company john.smith@abccompany.com (123) 456-7890
Minder formele afsluiting
Hi Tom,
[E-mail body]
Thanks for your help with this project. Let me know if you have any other questions.
Cheers, Sarah sarah.johnson@xyzcompany.com
Follow-up afsluiting
Dear Ms. Lee,
I wanted to follow up on my previous email regarding the status of my job application. Please let me know if you need any additional information from me.
Thank you for your time and consideration.
Best regards, Michael Brown (123) 456-7890 michael.brown@email.com
Conclusie
Het afsluiten van een e-mail in het Engels lijkt misschien een klein detail, maar het kan een grote invloed hebben op hoe je bericht wordt ontvangen.
Door een passende afsluiting te kiezen, consistent te zijn met je begroeting, je naam en contactgegevens toe te voegen, en te controleren op spelfouten, kun je ervoor zorgen dat je e-mails professioneel en effectief zijn.
Onthoud dat de beste afsluiting afhangt van de context, zoals je relatie met de ontvanger en het doel van je e-mail.
Als je twijfelt, kies dan voor een formelere afsluiting. Je kunt altijd informeler worden naarmate je elkaar beter leert kennen.
Met deze tips kun je je zakelijke e-mails in het Engels met vertrouwen afsluiten en sterke relaties opbouwen met je collega's en klanten.
